ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION
Les présentes Conditions Générales de Vente (Ci-après désignées les « CGV ») constituent, conformément à l’article L 441-1 du Code du Commerce, le socle unique de la relation commerciale entre les parties.
Elles ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles la société OPTIMANIA, société par actions simplifiée unipersonnelle, au capital social de 3.000 €, immatriculée au RCS de LILLE METROPOLE sous le n° 921.925.806, ayant son siège social sis 95 rue de Wazemmes, Porte 12, 59000 LILLE (Ci -après désigné « Le Prestataire ») fournit aux Clients professionnels (Ci-après désignés « Les Clients ou le Client ») qui lui en font la demande, via le site internet du Prestataire https://optimania.fr (Ci-après désignés « Le Site ») ou via le n° de téléphone du Prestataire, les services suivants : externalisation administrative et fonctions support pour les professionnels (Ci-après désignés « les Services »).
Elles s’appliquent, sans restriction ni réserve, à tous les Services rendus par le Prestataire auprès des Clients de même catégorie, quelles que soit les clauses pouvant figurer sur les documents du Client, et notamment ses conditions générales d’achat.
Conformément à la réglementation en vigueur, ces CGV sont systématiquement communiquées à tout Client (hors grossistes) qui en fait la demande, pour lui permettre de passer commande auprès du Prestataire. Elles sont également communiquées à tout Client préalablement à la conclusion d’une convention unique visée aux articles L 441-3 et suivants du Code du Commerce, dans les délais légaux.
Toute commande de Services implique, de la part du Client, la signature des Conditions Particulières de Vente (Ci-après désignées les « CPV »), l’acceptation des CGV et des conditions générales d’utilisation du site internet du Prestataire,
Conformément à la réglementation en vigueur, le Prestataire se réserve le droit de déroger à certaines clauses des CGV, en fonction des négociations menées avec le Client, par l’établissement de CPV.
ARTICLE 2 – COMMANDES DES SERVICES
2.1. Définition des Services
Le Prestataire propose aux Clients les Services suivants :
2.2. Modalités de commande des Services
2.2.1 Etablissement d’un devis
Les ventes de Services commencent par l’établissement d’un devis.
Ce devis prend en compte les besoins des Clients notamment les tâches à externaliser, le nombre d’heures nécessaires et le profil d’assistant.
Le devis est valable pour une durée d’un mois.
2.2.2. Proposition d’un candidat
Le Prestataire propose ensuite un profil de candidat selon les critères définis dans les modalités de l’Article 2.2.1.
Le Client est informé que le candidat est un assistant réalisant les Services à distance, pour l’exécution des missions du Client (Ci-après désigné « Assistant à distance »).
Il est donc précisé qu’en aucune circonstance, l’Assistant à Distance ne se rendra physiquement au lieu souhaité par le Client.
2.2.3. Phase opérationnelle
Le Client signe les CPV ainsi que les CGV, formant un ensemble appelé Contrat.
La fourniture des Services commence par une phase d’essai de quatre (4) semaines.
Afin de permettre la meilleure collaboration possible entre le Client et l’Assistant à distance, il sera mis en place, et ce dès le début de la prestation, un système permettant au Client de contacter l’Assistant à Distance via une application comme TEAMS, ZOOM, WHATSAPP ou autre.
Le Client pourra contacter l’Assistant à distance à tout moment pendant les horaires de travail de l’Assistant à distance.
2.2.4. Réunion de suivi
Des réunions de suivi pourront être organisées entre le Prestataire et le Client chaque fois que nécessaire, étant précisé que ces réunions de suivi seront décomptées des heures d’abonnement.
2.2.5. Relations entre le Client et le Chef de projet
Afin de fournir un service de qualité au Client, le Prestataire sélectionnera un Chef de projet qui sera l’interlocuteur privilégié du Client en cas de difficulté avec l’Assistant à Distance.
Il sera communiqué au Client, et ce dès le début des Services, les coordonnées du Chef de Projet.
Le Client en cas d’urgence ou en cas de problème grave dans l’exécution de la Prestation pourra contacter le Chef de projet
2.3. Délai de fourniture des Services
Les Services demandés par le Client commenceront à être fournis dans un délai maximum de quinze (15) jours à compter de la réception par le Prestataire du Contrat correspondant dûment signé.
En cas de retard supérieur à vingt (20) jours à compter de la signature du Contrat, le Client pourra demander la résolution de la vente des Services.
La responsabilité du Prestataire ne pourra en aucun cas être engagée en cas de retard ou de suspension de la fourniture des Services imputable au Client, ou en cas de force majeure.
2.4. Horaires de fourniture des Services
Les Services sont normalement fournis par le Prestataire tous les jours de 8h00 à 12h00 et de 14h00 à 18h00 (heure française).
Exceptionnellement, le Prestataire peut fournir les Services au-delà de 18h00 en fonction des besoins du Client.
Les Services fournis le week-end et entre 18h00 et 8h00, seront soumis à des prix différents tels que décrits à l’Article 3.1.
L’Assistant à Distance bénéficiant de périodes de congés payés conformément aux dispositions légales, le Client est informé que les Services pourront être suspendus pendant ces périodes. Dans la mesure du possible, les périodes de congés payés de l’Assistant à Distance seront fixées en tenant compte des besoins du Client.
2.5.Durée, résiliation et modification des Services
Le Contrat est conclu pour une durée indéterminée et les Services sont fournis sous forme d’abonnements dont la durée et les prix sont précisés à l’Article 3.1.
Chacune des Parties pourra y mettre fin, à tout moment, sans avoir à justifier sa décision, mais à condition de respecter un préavis de rupture de deux (2) mois avant la cessation effective des relations contractuelles, préavis courant à compter de la réception de la notification adressée afin de signifier la rupture du Contrat, par tous moyens (Courriel, courrier simple, courrier recommandé avec accusé de réception), au co-contractant, par la Partie ayant pris l’initiative de la rupture.
Toutefois, durant les quatre (4) premières semaines du Contrat, chacune des Parties pourra y mettre fin, à tout moment, sans avoir à justifier sa décision, et sans préavis.
En cas de modification des conditions du Contrat, une notification devra être adressée afin de signifier la volonté de modifier le Contrat, par tous moyens (Courriel, courrier simple, courrier recommandé avec accusé de réception), au co-contractant, par la Partie ayant pris l’initiative de la modification.
Cette modification ne pourra intervenir au plus tôt qu’à l’expiration d’un délai de quinze (15) jours après la réception de cette notification.
La modification des conditions du Contrat devra donner lieu à la signature d’un avenant.
ARTICLE 3 – TARIFS
3.1. Prix
Les Services sont fournis aux tarifs du Prestataire en vigueur au jour de la passation de la commande comme indiquée à l’Article 2 ci-dessus, selon les barèmes suivants :
Ces tarifs peuvent être modifiés en cas de demande spécifique du Client notamment pour des Services réalisés le week-end et entre 18h00 et 08h00. Dans ce cas, les tarifs seront précisés dans les CPV signées par les deux parties.
En plus du tarif des différents abonnements, le Client devra payer au Prestataire des frais de mise en place à hauteur de 300 € HT (trois-cents euros hors taxes).
Les heures de réunions de suivi sont déduites de l’abonnement mensuel.
Les tarifs s’entendent nets et HT.
Une facture est établie par le Prestataire et remise au Client tous les cinq (5) du mois à compter de la date de début du Contrat.
En cas de résiliation anticipée selon les modalités décrites à l’Article 2.5, les Services seront facturés au pro rata, le cas échéant.
Le Client est informé que le Prestataire s’engage à affecter une partie du prix payé à des fins humanitaires et/ou écologiques comme suit :
3.2. Conditions de règlement
Le prix est payable dans un délai de 15 (quinze) jours à compter de la réception de la facture comme indiqué sur la facture remise au Client.
Les Services devront être payés au Prestataire par virement selon le RIB indiqué au sein de la facture.
Aucun frais supplémentaire, supérieur aux coûts supportés par le Prestataire pour l’utilisation d’un moyen de paiement ne pourra être facturé au Client.
3.3. Retard de paiement
Conformément à l’article L.441-10 II du Code de commerce, à défaut de paiement à l’échéance figurant sur les factures adressées au Client professionnel visée à l’Article 3.2., les sommes restant dues seront automatiquement, et sans formalité, majorées, à compter de leur date d’exigibilité, d’un intérêt de retard égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage, ainsi que d’une indemnité forfaitaire de recouvrement d’un montant de 40 € HT qui se cumulera avec les pénalités de retard susmentionnées. Si les frais de recouvrement sont supérieurs à l’indemnité forfaitaire, le Client professionnel s’engage d’ores et déjà à s’acquitter de l’intégralité de ces frais, à première demande et sur justification.
ARTICLE 4 – RESPONSABILITE ET OBLIGATIONS DU PRESTATAIRE – GARANTIE
4.1. Obligations du Prestataire
Le Prestataire est tenu d’une obligation de moyens pour l’exécution de la Prestation.
Dans l’exécution de sa Prestation, le Prestataire s’engage à prendre en compte les demandes, remarques et suggestions du Client.
Le Prestataire s’engage à s’assurer que l’Assistant à Distance dispose des outils informatiques lui permettant d’exécuter ses missions dans les meilleures conditions (Connexion internet haut débit, Ordinateur récent, Casque téléphonique récent…).
Le Prestataire s’engage à trouver un profil d’Assistant à Distance disposant des qualités nécessaires au bon déroulement des Services, exécutant ces Services dans le respect des souhaits et prescriptions formulés par le Client.
En outre, l’Assistant à Distance n’est pas et ne sera jamais salarié du Client, et reste placé sous l’autorité du Prestataire ou de son sous-traitant pendant toute la durée des Prestations ; ses conditions de travail, y inclus la détermination de ses dates de congés relèvent exclusivement du Prestataire ou de son sous-traitant.
4.2. Responsabilité du Prestataire
Le Prestataire garantit, conformément aux dispositions légales, le Client, contre tout vice caché des Services, provenant d’un défaut de fourniture desdits Services à l’exclusion de toute négligence ou faute du Client.
La responsabilité du Prestataire ne peut être engagée qu’en cas de faute ou de négligence prouvée et est limitée aux préjudices directs à l’exclusion de tout préjudice indirect, de quelque nature que ce soit.
Afin de faire valoir ses droits, le Client devra, sous peine de déchéance de toute action s’y rapportant, informer le Prestataire, par écrit, de l’existence des vices dans un délai maximum de quinze (15) jours à compter de leur découverte.
Le Prestataire rectifiera ou fera rectifier, à ses frais exclusifs, selon les modalités adéquates et agréées par le Client, les Services jugés défectueux.
Par ailleurs, la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée dans les cas suivants :
– par suite d’un manquement ou d’une carence d’un service dont la fourniture ou la livraison ne lui incombe pas ni à ses sous-traitants éventuels ;
– pour les faits et/ou données qui n’entrent pas dans le périmètre des Services, et/ou qui n’en sont pas le prolongement ;
– en cas d’utilisation des résultats des Services, pour un objet ou dans un contexte différent de celui dans lequel il est intervenu, de mise en œuvre erronée des recommandations ou d’absence de prise en compte des réserves du Prestataire.
4.3. Garantie
En tout état de cause, au cas où la responsabilité du Prestataire serait retenue, la garantie du Prestataire serait limitée au montant HT payé par le Client pour la fourniture des Services.
ARTICLE 5 – OBLIGATIONS DES CLIENTS
Le Client s’engage à communiquer, dans les meilleurs délais, au Prestataire toute information utile et nécessaire aux fins de permettre à ce dernier de réaliser les Services.
Le Client a l’obligation de verser le prix dans les délais prévus à l’Article 3.
Le Client sera également tenu de valider, ou non, en émettant des réserves le cas échéant, les différentes étapes prévues dans le cadre de l’exécution des Services.
ARTICLE 6- DROIT DE RETRACTATION DES CLIENTS PETITS PROFESSIONNELS
Le « Client petit professionnel » est toute personne physique ou morale professionnel qui commande sur le Site sans que cette commande n’entre dans le champ de son activité principale et qui embauche un nombre de salariés inférieur ou égal à cinq, au sens de l’article L221-3 du Code de la Consommation.
En matière de vente à distance et de vente hors établissement, le Client petit professionnel dispose en principe d’un droit de rétractation qu’il peut exercer dans un délai de quatorze (14) jours calendaires suivant la signature du Contrat. Dans le cas où ce délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié ou chômé, il est prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.
Dans ce cas, le Client petit professionnel n’a à justifier de motifs ni à payer de pénalité, afin de remboursement, sauf si l’exécution des prestations a commencé avant la fin du délai de rétractation, avec l’accord exprès du Client petit professionnel et reconnaissance par celui-ci de la perte de son droit à rétractation.
Le droit de rétractation peut être exercé en ligne, à l’aide du formulaire de rétractation en Annexe 1 aux CGV et également disponible sur le Site, auquel cas un accusé de réception sur un support durable sera immédiatement communiqué au Client petit professionnel par le Prestataire, ou de toute autre déclaration, dénuée d’ambiguïté, exprimant la volonté de se rétracter et notamment par lettre commandée avec accusée de réception à Société OPTIMANIA, 95 rue de Wazemmes, Porte 12, 59000 LILLE ou par courriel adressé à service.client@optimania.fr mentionnant la commande concernée par cette rétractation.
En cas d’exercice du droit de rétractation dans le délai susvisé, seul le prix des Services commandés est remboursé.
Le remboursement des sommes effectivement réglées par le Client petit professionnel sera effectué dans un délai de 14 (quatorze) jours à compter de la réception, par le Prestataire, de la notification de la rétractation du Client petit professionnel.
ARTICLE 7 – INTEGRALITE
Dans l’hypothèse où l’une des clauses du présent contrat serait nulle et non avenue par un changement de législation, de réglementation ou par une décision de justice, cela ne saurait en aucun cas affecter la validité et le respect des CGV.
ARTICLE 8 – DUREE
Les CGV s’appliquent pendant toute la durée de fourniture des services offerts par le Prestataire. Elles peuvent être modifiées à tout moment par le Prestataire.
ARTICLE 9 – DONNEES PERSONNELLES
Conformément aux dispositions du « Règlement Général sur la Protection des Données » n°2016/679, les informations recueillies au cours du processus de commande en ligne sont enregistrées dans un fichier informatisé par le Prestataire à savoir société OPTIMANIA, société par actions simplifiée unipersonnelle, au capital social de 3.000 €, immatriculée au RCS de LILLE METROPOLE sous le n° 921.925.806, ayant son siège social sis 95 rue de Wazemmes, Porte 12, 59000 LILLE.
La base légale du traitement est l’exécution du contrat de vente formé au moment de la validation de la commande, ou l’exécution d’une obligation légale (exemple : conservation de factures…), ou lorsque le Client a donné son consentement (exemple : envoi d’offres commerciales ciblées, mesure de fréquentation du Site…) ou encore lorsque cela est dans l’intérêt légitime du Prestataire.
Un tel « intérêt légitime » ne doit pas aller à l’encontre des droits et libertés des Clients. Parmi les exemples d’intérêts légitimes mentionnés dans le RGPD figurent la prévention de la fraude, le marketing direct ou encore le partage de données au sein d’un groupe de sociétés.
Les données sont collectées directement auprès des Clients lors de l’utilisation du Site internet (création du compte client, navigation, contact du service client…).
Les données collectées seront transmises à des tiers qui peuvent traiter les données pour leur compte (ci-après désignés « les Destinataires ») ou uniquement pour le compte et sur les instructions du Prestataire (ci-après désignés « les Sous-traitants »).
Les Destinataires de données sont les autorités de police dans le cadre des réquisitions judiciaires concernant la lutte contre la fraude, les services de douane en cas de Livraison à l’étranger, les partenaires commerciaux et les régies marketing et publicitaires…
Le Prestataire peut faire appel à des Sous-traitants pour les opérations suivantes : le paiement sécurisé sur le Site, la lutte contre la fraude et le recouvrement des impayés, la gestion des appels téléphoniques et l’envoi de correspondances, la réalisation d’opération de maintenance et de développement technique du Site, le recueil des avis clients, l’expédition d’emails de prospection commerciale…
Le Client peut accéder aux données le concernant, les modifier, les rectifier, s’opposer à leur utilisation, demander leur effacement ou exercer son droit à la limitation du traitement de ses données.
Pour exercer ces droits ou pour toute question sur le traitement des données, le Client peut contacter le Prestataire par voie postale à l’adresse : Société OPTIMANIA, 95 rue de Wazemmes, Porte 12, 59000 LILLE ou par voie électronique à l’adresse dpo@optimania.fr.
Le Prestataire adressera une réponse dans un délai d’un mois après l’exercice du droit. Dans certains cas, liés à la complexité de la demande ou du nombre de demande, ce délai peut être prolongé d’un mois.
En cas de non réponse ou de réponse insatisfaisante, le Client a la faculté d’adresser une réclamation à la CNIL : https://www.cnil.fr.
Le Client peut formuler des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès conformément à l’article 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978. Ces directives peuvent être générales ou particulières.
Sauf données soumises à des conditions de conservation spécifiques (factures d’achats…), les données des Clients et Prospects sont conservées pendant une durée de trente-six (36) mois courant à compter de la création du compte client des Prospects, ou à compter du dernier achat réalisé sur le Site par le Client.
En tant que responsable de traitement, le Prestataire prend toutes les précautions utiles pour préserver la sécurité et la confidentialité des données et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
Lorsqu’il recourt à des Sous-traitants, le Prestataire s’assure du respect par ceux-ci des règles liées à la protection des données.
ARTICLE 10- REFERENCEMENT
Le Client accepte que le Prestataire puisse faire figurer parmi ses références, notamment sur son Site les travaux accomplis dans le cadre du Contrat, sous condition de validation exprès par le Client.
ARTICLE 11- PROPRIETE INTELLECTUELLE
Les résultats ou travaux réalisés pour le compte du Client, sont la pleine propriété de ce dernier, à compter du paiement intégral de la prestation et le Client pourra en disposer comme à sa meilleure convenance.
Le Prestataire, l’Assistant à distance ainsi que le Chef de projet, pour leur part, s’interdisent de faire état des résultats de leurs travaux ou de les utiliser, de quelque manière que ce soit, sauf à obtenir préalablement l’autorisation écrite du Client.
ARTICLE 12 – IMPREVISION
Les CGV excluent expressément le régime légal de l’imprévision prévu à l’article 1195 du Code civil pour toutes les opérations de fourniture de Services du Prestataire au Client. Le Prestataire et le Client renoncent donc chacun à se prévaloir des dispositions de l’article 1195 du Code civil et du régime de l’imprévision qui y est prévu, s’engageant à assumer ses obligations même si l’équilibre contractuel se trouve bouleversé par des circonstances qui étaient imprévisibles lors de la conclusion de la vente, quand bien même leur exécution s’avèrerait excessivement onéreuse et à en supporter toutes les conséquences économiques et financières.
ARTICLE 13 – FORCE MAJEURE
Les Parties ne pourront être tenues pour responsables si la non-exécution ou le retard dans l’exécution de l’une quelconque de leurs obligations, telles que décrites dans les présentes découle d’un cas de force majeure, au sens de l’article 1218 du Code civil ou d’aléas sanitaires ou climatiques exceptionnels indépendants de la volonté des Parties.
Par cas de force majeure, les parties entendent le définir comme étant tout évènement indépendant de la volonté des Parties et hors de leur contrôle, et notamment la survenance de tout cataclysme naturel, guerre, émeute, attentat, froid ou chaleur extrême, inondation, incendie, grèves, injonction impérative des pouvoirs publics, pénuries de matières premières.
ARTICLE 14- RESILIATION
Tout manquement de l’une ou l’autre des Parties aux obligations stipulées au Contrat pourra entraîner, la résiliation de plein droit du Contrat.
Le Client et le Prestataire pourront mettre un terme au Contrat, à l’issue d’un préavis de deux (2) mois.
Le délai de préavis commencera à courir à partir de l’envoi de la notification de rupture à la Partie défaillante par l’autre partie.
En cas de résiliation, les sommes déjà perçues par le Prestataire lui demeureront acquises et le Client pourra faire l’usage le plus libre des informations qui lui auront été communiquées, ou des documents d’ores et déjà remis.
Les factures sont payables à l’échéance.
En cas de non-paiement des factures, les conditions entourant le retard de paiement sont identiques à celles visées à l’Article 3.3.
ARTICLE 15 – DROIT APPLICABLE – LANGUE
Les CGV et les opérations qui en découlent sont régies par le droit français.
Elles sont rédigées en langue française. Dans le cas où elles seraient traduites en une ou plusieurs langues, seul le texte français ferait foi en cas de litige.
ARTICLE 16 – ATTRIBUTION DE JURIDICTION EN CAS DE LITIGE
TOUS LES LITIGES AUXQUELS LES CGV ET LES ACCORDS QUI EN DÉCOULENT POURRAIENT DONNER LIEU, CONCERNANT TANT LEUR VALIDITÉ, LEUR INTERPRÉTATION, LEUR EXÉCUTION, LEUR RÉSOLUTION, LEURS CONSÉQUENCES ET LEURS SUITES SERONT SOUMIS AU TRIBUNAL DE COMMERCE DE LILLE METROPOLE.
ARTICLE 17 – ACCEPTATION DU CLIENT
Les CGV sont expressément agréées et acceptées par le Client, qui déclare et reconnaît en avoir une parfaite connaissance, et renonce, de ce fait, à se prévaloir de tout document contradictoire et, notamment, ses propres conditions générales d’achat, qui seront inopposables au Prestataire, même s’il en a eu connaissance.